Phần mềm quản lý nhân sự hay phần mềm quản lý nguồn nhân lực, phần mềm HRM đều chỉ chung sự kết hợp của các hệ thống và quy trình quản lý, kết nối nguồn nhân lực, công nghệ thông tin thông qua phần mềm máy tính.
Có rất nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng những phần mềm chấm công, tính tiền lương chính là phần mềm quản lý nhân sự nhưng thực sự, những lợi ích mà phần mềm quản lý nhân sự mang lại cho doanh nghiệp là rất to lớn nếu biết cách khai thác.
Bài viết này sẽ cố gắng hệ thống các hiểu biết hiện nay về phần mềm quản lý nhân sự để các doanh nghiệp có cái nhìn đầy đủ nhất về giải pháp quản lý này.
1. Sơ lược quá trình phát triển của phần mềm quản lý nhân sự
Trước khi tìm hiểu phần mềm quản lý nhân sự là gì, hãy điểm lại các mốc phát triển trên thế giới.
• Những năm 1970: lần đầu tiên các máy tính lớn (mainframes) được sử dụng để tạo các báo cáo đơn giản, và quản lý các chức năng liên quan đến tính lương.
• 1979: SAP phát hành R/2, có tích hợp các tính năng nhân sự vào phần mềm ERP, lần đầu tiên người dùng có thể kết hợp các dữ liệu quan trọng vào môi trường máy tính lớn.
• 1987: Oracle phát hành Peoplesoft, một cột mốc quan trọng vì ứng dụng được thiết kế trên máy chủ – máy khách thay vì máy tính lớn như trước đó. Đây còn là hệ thống đầu tiên được xây dựng để đáp ứng các yêu cầu của quản trị nhân sự.
• Đầu những năm 1990: Oracle phát hành HR ERP, giúp thực hiện các chức năng nhân sự quan trọng như báo cáo, tính lương, học tập, tuyển dụng và các nhiệm vụ quan trọng khác.
• Cuối những năm 1990: sự mở rộng của internet đánh dấu sự dịch chuyển từ máy chủ – máy khách sang các sản phẩm quản trị nhân sự chạy trên nền web, làm giảm nhu cầu cài đặt ứng dụng trên máy tính văn phòng.
• Đầu những năm 2000: các hệ thống chuyên biệt (best of breed) trở nên phổ biến, tập trung vào các khu vực nhân sự chuyên biệt như tuyển dụng, thay vì phần mềm một cỡ vừa cho tất cả.
• 2006: xuất hiện các giải pháp trên nền điện toán đám mây, đánh dấu sự gia tăng số lượng các công ty sử dụng phần mềm quản trị nhân sự.
• 2014: sự phổ biến của di động và tablet thúc đẩy nhà cung cấp hỗ trợ truy cập trên các nền tảng di động phổ biến.
• 2015: để thúc đẩy và khuyến khích nhân viên, các doanh nghiệp bắt đầu sử dụng phần mềm quản trị nhân sự với các tính năng game hoá, giúp môi trường làm việc hấp dẫn với nhân viên hơn, có thêm điểm nếu làm tốt công việc và đổi điểm thành tiền.
• 2016: các nhà tuyển dụng sử dụng ngày càng nhiều các hệ thống HRM hỗ trợ tuyển dụng bằng video, giảm thời gian đi lại và giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền cho quy trình phỏng vấn, tuyển dụng.
2. Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự được hiểu là những ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ việc twhcuj hiện các quy trình nhân sự trở nên dễ dàng hơn.
Tuy nhiên trong quá khứ, công việc quản lý nguồn nhân lực chỉ là các công việc hành chính bao gồm: tính lương, gửi thiệp sinh nhật cho nhân viên, tổ chức các chuyến đi chơi cho công ty, và đảm bảo việc điền mẫu / phiếu phải đầy đủ…
Hiện nay, quản lý nhân sự là một chiến lược quan trong trong sự phát triển của doanh nghiệp và bao gồm rất nhiều khía cạnh, như hình vẽ dưới đây.
Phần mềm quản trị nhân sự ngày càng hoàn thiện hơn
Tóm lại, phần mềm quản lý nhân sự ngày nay là sự kết hợp của tất cả các hệ thống tuyển dụng và quản trị lực lượng lao động được dùng với mục đích để cải thiện hiệu quả kinh doanh. Phần mềm sẽ tập trung các quy trình hành chính và nguồn nhân lực về một mối để nhà quản lý dễ dàng phân công công việc, theo dõi – đánh giá tiến độ, và khen thưởng.
3. Các loại phần mềm quản lý nhân sự
Theo công nghệ và hình thức mua bán, phần mềm quản lý nhân sự cũng được phân loại tương tự như phần mềm ERP.
Theo công nghệ sẽ có Windows-based, Web-based và Cloud based.
Còn theo hình thức mua bán sẽ có phần mềm đóng gói, phần mềm viết theo yêu cầu (customize) và phần mềm nước ngoài.
4. Lợi ích của phần mềmquản lý nhân sự
Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp hợp lý hoá quy trình quản lý nhân viên mà còn khai thác tối đa tiềm năng của họ.
Cụ thể những lợi ích phần mềm quản lý nhân sự mang lại cho doanh nghiệp?
Tuyển dụng hiệu quả
Phần mềm quản lý nhân sự giúp cán bộ nhân sự chuẩn bị thông báo tuyển dụng, đăng tải trên các trang tuyển dụng khác nhau, lựa chọn và đánh giá các ứng viên phù hợp với tiêu chí đã đặt ra.
Một số phần mềm còn cung cấp riêng “sàn tuyển dụng” để doanh nghiệp có thể lưu trữ CV và tuyển chọn ứng viên phù hợp.
Đánh giá đầy đủ về nhân viên và kỹ năng của họ
Khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp sẽ tập trung đầy đủ thông tin nhân viên, điều này giúp việc phân công công việc hiệu quả hơn.
Đồng thời, nhân viên dễ dàng biết được hồ sơ chi tiết của mình và các trách nhiệm được giao, tự mình cập nhật thông tin nếu cần.
Quản lý toàn diện lực lượng lao động
Đóng tất cả các hoạt động liên quan đến nhân sự vào duy nhất một chiếc hộp, tức là doanh nghiệp có thể phân công công việc, theo dõi tiến độ hay khen thưởng từ một phần mềm duy nhất sẽ mang lại hiệu quả cao về năng suất và tiết kiệm chi phí.
Quản lý tính lương
Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự có tính năng tính lương sẽ đảm bảo lương, phúc lợi cho nhân viên luôn được tính đúng và tuân thủ các quy định về thuế.
Thậm chí đối với những doanh nghiệp đông nhân viên có thể tùy chọn in hàng loạt bảng lương, thưởng, chấm công của nhân viên để tiết kiệm thời gian.
Đánh giá & khen thưởng chính xác
Một hệ thống quản lý nhân sự tốt sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi sự tiến triển của mỗi nhân viên và dễ dàng đánh giá mức độ hoàn thành công việc, khen thưởng xứng đáng cho nhân viên.
5. Các tính năng của phần mềm quản lý nhân sự
Với nhiều tính năng ưu việt, phần mềm quản trị sẽ giúp nhà quản lý có một cách thức quản lý viên chuyên nghiệp để “biến con người thành lợi thế cạnh tranh”.
Để tìm hiểu chi tiết hơn về mỗi tính năng, vui lòng click chuột vào tính năng đó.
Quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) nhân viên
Nhân viên HR có thể đính kèm bản scan hồ sơ theo từng nhân viên, dễ dàng tra cứu, giảm được thời gian lục tìm hồ sơ. Dữ liệu hồ sơ từng nhân viên được quản lý tập trung, sâu chuỗi xuyên suốt từ khi mới tiếp nhận vào làm việc đến khi nghỉ việc
Chấm công
Phần mềm quản lý nhân sự giúp nhập khẩu dữ liệu từ máy chấm công để lập bảng chấm công chi tiết theo thời gian, chấm công ngoài giờ, tự động lập bảng chấm công tổng hợp theo thời gian, sản phẩm/doanh số, hiệu quả công việc (KPIs)
Quản lý lương
Mọi dữ liệu nhân sự và tính lương được chứa trong một hệ thống duy nhất, không còn nhập trùng hay chuyển đổi dữ liệu. Nhân viên xem Phiếu lương trực tuyến trên mobile giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, đảm bảo bí mật lương
Quản lý phúc lợi
Theo dõi các dữ liệu về phúc lợi của nhân viên, cho phép cài đặt và bổ sung vào kế hoạch phúc lợi.
Quản lý đánh giá kết quả và khen thưởng
Lập các quyết định khen thưởng và thông báo cho toàn công ty biết các cá nhân nào được khen thưởng. Tự động cập nhật các quyết định khen thưởng vào hồ sơ của từng nhân viên giúp nhân sự và lãnh đạo dễ dàng tra cứu bảng thành tích của nhân viên trước khi có những đề bạt, bổ sung cán bộ
Tuyển dụng
Là tính năng quen thuộc trên phần mềm quản lý nhân sự. Gần đây các phương án tuyển dụng online mang lại những lợi ích đáng kể như hỗ trợ ứng viên tiềm năng nộp đơn trực tiếp trên website, hỗ trợ tìm được ứng viên phù hợp trong CSDL, hỗ trợ ứng viên thiết lập hồ sơ và theo dõi quy trình tuyển.
Quản lý đào tạo
Lập kế hoạch đào tạo, theo dõi việc tổ chức thực hiện, khảo sát đánh giá chất lượng sau đào tạo. Báo cáo phân tích, thống kê, đánh giá chất lượng và hiệu quả của hoạt động đào tạo giúp lãnh đạo có những quyết định chính sách phù hợp để ngày càng nâng cao năng lực đội ngũ
Quản lý phúc lợi
Nhân viên có thể đăng ký tham gia một chương trình phúc lợi trực tiếp trên mobile. Khảo sát, đánh giá về hiệu quả tổ chức các chương trình phúc lợi, kiểm soát ngân sách tổ chức các chương trình phúc lợi một cách chặt chẽ, hiệu quả
Quản lý tài sản
Lập hồ sơ bàn giao tài sản, công cụ dụng cụ, đồng phục khi tiếp nhận nhân viên mới và cập nhật vào hồ sơ của từng nhân viên để đảm bảo thu hồi đầy đủ mọi thứ đã cấp phát khi nhân viên thuyên chuyển, hoặc nghỉ việc. Tiếp nhận các thông báo hỏng, mất tài sản và theo dõi tình hình xử lý
Quản lý công tác
Lập và duyệt đề nghị đi công tác, đề nghị tạm ứng, thanh quyết toán chi phí công tác TRỰC TUYẾN trên Mobile giúp giám đốc dễ dàng phê duyệt đề xuất đi công tác của nhân viên mọi lúc, mọi nơi
Thuế
Cán bộ nhân sự tự động lập các tờ khai thuế và quyết toán thuế TNCN để nộp cho cơ quan thuế. Nhân viên có thể thực hiện các thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh và tra cứu bảng tính thuế TNCN trực tiếp trên phần mềm
6. Các phần mềm quản lý nhân sự tại Việt Nam
Phần mềm quản lý nhân sự ngày càng được ưa chuộng tại các doanh nghiệp Việt vì hiệu quả, lợi ích to lớn mà nó đem lại. Chính vì vậy thị trường phần mềm quản lý nhân sự ngày càng sôi động và có sự tham gia của các ông lớn trong ngành phần mềm.
Tuy nhiên, do trình độ phát triển phần mềm tương đối chậm hơn so với thế giới nên hầu hết các phần mềm quản lý nhân sự trên thị trường chỉ được trang bị các tính năng cơ bản như chấm công, tính lương,…mà chưa cung cấp được hệ thống báo cáo nhân sự phục vụ quá trình phân tích, hoạch định chiến lược của Ban lãnh đạo công ty.
Thêm nữa, chi phí mua và sử dụng phần mềm quản lý nhân sự ở Việt Nam cũng đa dạng, tuỳ theo nhà cung cấp, phân hệ hay số người dùng mà sẽ có những mức giá khác nhau
Phần mềm quản lý nhân sự AMIS.VN của Công ty Cổ phần MISA là một phần mềm đóng gói, không chỉ đáp ứng những yêu cầu cơ bản của quản lý nhân sự mà còn cung cấp nhiều báo cáo về tỷ lệ biến động nhân sự, dự báo nguồn lực, lập kế hoạch đào tạo….
Với những thông tin cơ bản về phần mềm quản lý nhân sự, hy vọng các doanh nghiệp đã có cái nhìn đầy đủ, nhiều chiều về công cụ quản lý này và sớm đưa vào ứng dụng trong công việc để nâng cao năng suất, đạt mục tiêu kinh doanh.